PublishOne: overzicht in complexe publicatieprocessen
Voor organisaties die grote hoeveelheden kennis genereren, is een systeem om contentcreatie- en publicatieprocessen te beheren en workflows te organiseren geen luxe, maar een noodzaak. PublishOne is het systeem dat dit allemaal mogelijk maakt.
De veelzijdigheid van PublishOne: publiceren op meerdere media
Ellen van Beijsterveldt, COO (Chief Operational Officer) bij PublishOne, legt uit dat het fundament bij de ontwikkeling van PublishOne is dat informatie vanuit één plek op verschillende media wordt gepubliceerd. "Of het nu XML is, HTML voor een website, of InDesign voor drukwerk, de kern van de boodschap blijft hetzelfde. Wijzigingen moeten op één centrale plek worden doorgevoerd en niet voor elk medium apart. Daarnaast moeten digitale producten veel sneller gepubliceerd worden dan papieren producten. Een belangrijk uitgangspunt is daarom dat de omgeving toegankelijk moet zijn voor gebruikers zoals auteurs, redacteuren en contentdeskundigen.”
Gebruiksvriendelijkheid: Microsoft Word als editor in PublishOne
Vanaf het begin van PublishOne is de keuze voor Microsoft Word als editor volgens Van Beijsterveldt representatief voor de aanpak van PublishOne. "Samenwerking is vaak onze eerste keuze. We kijken eerst of er al een bestaande oplossing is die we kunnen toepassen. Mocht er een nieuwe oplossing nodig zijn, bijvoorbeeld het gebruik van webeditors, kunnen wij deze zelf ontwikkelen maar een samenwerking heeft de voorkeur."
Het belang van metadata en automatisering in PublishOne
Het belang van metadata kan niet worden onderschat, voegt ze toe. "Om content te kunnen vinden en hergebruiken, is uitgebreide metadata essentieel en heeft vele voordelen. Tijdens de uitbraak van de coronapandemie konden onze klanten bijvoorbeeld veel werk automatiseren dankzij goed getagde content. Daarnaast wordt kunstmatige intelligentie steeds vaker ingezet om automatisch keywords toe te voegen en beeld en tekst te creëren."
Artifical intelligence en PublishOne
PublishOne blijft innoveren en inspelen op de wensen van de klant. Een voorbeeld hiervan is de integratie van AI. "We hebben AI op verschillende manieren geintegreerd in de workflow. Maar het blijft cruciaal dat mensen de output van AI controleren," benadrukt Van Beijsterveldt. Op dit moment heeft PublishOne verschillende AI-integraties zoals het samenvatten van documenten of het vertalen van informatie. De open architectuur van PublishOne stelt de klant in staat elk beschikbaar AI-services in PublishOne te integreren.
Klantgerichte ontwikkeling: de rol van executive en software counsels
Bij de ontwikkeling van nieuwe functies staan de gebruikers centraal. “Ieder jaar is er een Executive Counsel en een Software Counsel waarin vertegenwoordigers van onze klanten zitten. Zij kunnen voorstellen doen voor nieuwe functies, en we bespreken nieuwe ontwikkelingen altijd eerst met hen. Het leuke aan deze bijeenkomst is dat klanten onderling ook ervaringen delen en tot oplossingen komen. Soms is het daardoor niet eens nodig is om iets nieuws te ontwikkelen, maar kunnen klanten elkaars slimme, bestaande oplossingen gebruiken."
Diversiteit in gebruikersgroepen: PublishOne is niet alleen voor juridische uitgevers
PublishOne is niet alleen voor juridische uitgevers. PublishOne ondersteunt vier doelgroepen: juridisch, overheid, corporate en educatief. De grootste groep omvat de juridische uitgeverijen zoals bijvoorbeeld Sdu, Boom en Wolters Kluwer. De tweede is government: dat zijn niet alleen overheden zelf, maar ook instanties als het UWV. Die beheren enorm veel informatie die zij enerzijds up-to-date moeten houden, maar anderzijds ook in de oude vorm moeten behouden omdat ze terug moeten kunnen vinden hoe de regels luidden toen in het verleden een beslissing werd genomen. Daarnaast zijn er de corporates: bedrijven die uitgeven niet als core business hebben, maar wel grote informatiestromen moeten beheren. De vierde sector is de educatieve doelgroep, met name de opleidingen voor de technische beroepen en permanente educatie. Die hebben hun content sterk verrijkt met interactiviteit zoals video en vraag en antwoord. Met PublishOne creëren zij onder andere leermateriaal dat eenvoudig publiceert kan worden naar folio en online.
Implementatie en verandermanagement: de samenwerking met Qonqord
Wat de implementatie betreft, werkt PublishOne nauw samen met Qonqord.
"De technische installatie is zo gedaan, maar mensen moeten wennen aan een nieuwe manier van werken. Daarom is goed verandermanagement essentieel," concludeert Van Beijsterveldt.
Hier komt Qonqord om de hoek kijken. Qonqord heeft tientalle jaren ervaring met het implementeren van workflows bij publishers, mediabedrijven en merken. De samenwerking tussen PublishOne en Qonqord is dan ook een meer dan logische stap om onze klanten volledig te ontzorgen bij het implementeren en van PublishOne.
Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door Qonqord, partner van inct.