Eenvoudig gestructureerde content creëren

Taeke Kuyvenhoven, medeoprichter van FontoXML, legt het voordeel van werken met gestructureerde content uit. ‘Bij gestructureerde content worden teksten niet als een lange lap tekst in een document gezet, maar worden ze opgedeeld in betekenisvolle blokken die apart worden opgeslagen. Een document wordt vervolgens samengesteld door de blokken in de juiste volgorde te plaatsen en daar per blok een vormgeving aan te koppelen. Een belangrijk voordeel van deze manier van werken is dat zo’n tekstblok slechts één keer geschreven, geredigeerd, eventueel vertaald en opgeslagen hoeft te worden, waarna het op verschillende plekken in de tekst en op verschillende media gebruikt kan worden.’

Voorbeelden

De waarschuwing dat een apparaat van de netstroom gehaald moet worden voordat het geopend of schoongemaakt mag worden, moet steeds herhaald worden: een gebruiker leest een handleiding immers niet van begin tot einde, maar bladert meteen naar de plek waar aanwijzingen staan voor de actie die hij of zij wil ondernemen. In een vuistdikke handleiding kunnen sommige teksten tientallen, soms zelfs honderden keren voorkomen. Een waarschuwing overal herhalen met kopiëren en plakken is een optie, maar dan moet later elke wijziging op al die plekken in de kopij doorgevoerd worden.
 
Ook in de uitgeverij wordt steeds meer modulaire content gebruikt. In educatief materiaal wil je de stelling van Pythagoras een keer uitleggen en daarnaar verwijzen vanuit elke som waarin een driehoek voorkomt, zowel in het gedrukte boek als in het digitale materiaal. In juridische publicaties wordt veel verwezen naar wetteksten of rechtelijke uitspraken: dat moet dan wel de juiste versie zijn.

Kwaliteit en gemak

Bij gestructureerde content worden niet alleen tekstblokken los opgeslagen en hergebruikt, dat gebeurt ook met woorden en begrippen. Bijvoorbeeld met een auteurs- of productnaam. Daarmee is gegarandeerd dat die steeds hetzelfde gespeld is, wat de vindbaarheid vergroot.

Kuyvenhoven: ‘Als bijvoorbeeld een product- of bedrijfsnaam wijzigt, wordt die wijziging meteen op alle plaatsen doorgevoerd. Vaak wordt de documentatie al geschreven als de officiële productnaam nog bedacht moet worden. Dan wordt bij het schrijven een tijdelijke naam gebruikt, die in één keer overal wordt vervangen zodra de naam officieel is.’

Van high tech-bedrijven in Silicon Valley tot het Italiaans parlement, overal werken organisaties met FontoXML om hun content te structureren en te verrijken. In de farmaceutische industrie worden bijvoorbeeld tal van ingrediënten met lastige namen gebruikt, die niet verward mogen worden. Door in de lijst met beschikbare ingrediënten niet alleen de naam, maar ook een omschrijving op te nemen, kan de auteur steeds checken of hij wel de juiste naam gebruikt: een foutje kan immers levensgevaarlijk zijn. De bronnen worden via plugins in de tekstverwerker geïntegreerd, zodat de auteur de omgeving niet hoeft te verlaten om ze te gebruiken. 

(de tekst gaat verder onder de afbeelding)



Welke tools handig zijn is afhankelijk van de eisen die aan de content gesteld worden. Taeke Kuyvenhoven geeft een aantal voorbeelden. ‘We hebben onder meer een tool die beoordeelt in hoeverre een tekst aansluit op het leesniveau van de doelgroep. Daarbij wordt naar de zinslengte, de zinsbouw en het gebruik van moeilijke woorden gekeken. Desgewenst stelt de tool synoniemen voor. Zo kan een organisatie een enigszins uniform taalgebruik in alle uitingen garanderen.’

Vertrouwde omgeving

Voor het maken en bewerken van gestructureerde content zijn verschillende XML-editors beschikbaar, maar die verschillen vaak zo sterk in uiterlijk en bediening van het vertrouwde Microsoft Word dat het lastig is om ermee te leren werken. Vooral voor deskundigen die slechts af en toe schrijven is de overgang lastig.

‘De eerste indruk moet direct vertrouwd zijn, anders haakt men af’

Kuyvenhoven: ‘Bij sommige publicaties leveren soms wel honderden deskundigen af en toe een bijdrage. Dan is scholing geen optie, daarom moet de interface zo veel mogelijk op Word lijken. Dat zien we bijvoorbeeld bij het Internationaal Atoomagentschap, onderdeel van de Verenigde Naties, waar honderden experts vanuit de hele wereld sporadisch inloggen om teksten te schrijven, te redigeren of om commentaar te leveren. De eerste indruk moet dan direct vertrouwd zijn, anders haakt men af. We werken dan ook continu aan wat we noemen ‘de intuïtiviteit van FontoXML’.

Word heeft als belangrijk nadeel dat je wel hulpmiddelen voor het structureren kunt aanbieden, maar het gebruik ervan niet kunt afdwingen. Auteurs kunnen ze negeren als ze het nut ervan niet inzien. Werken in een gestructureerde omgeving biedt het voordeel dat wat niet mag, ook niet kan. ‘Auteurs moeten bij het schrijven inderdaad met meer regels rekening houden’, beaamt Taeke Kuyvenhoven, ‘maar zij merken ook dat daar het gemak van de tools, de efficiëntere manier van werken en de hogere kwaliteit van het eindproduct tegenover staan.’
 
(de tekst gaat verder onder de afbeelding)



Een ander belangrijk voordeel van online werken in een centraal systeem is dat de auteurs, redacteuren en tegenlezers niet langer eindeloos documenten hoeven rond te sturen. FontoXML is volledig webbased dus iedereen werkt in dezelfde bron, wijzigingen worden direct doorgevoerd en het onderliggende CMS zorgt voor versiebeheer. Dat CMS kan bijvoorbeeld Sharepoint, Alfresco of MarkLogic zijn. De publicerende organisatie hoeft de content dus niet bij een externe partij te hosten.

Samen content verbeteren

Niet alleen tijdens de productie, ook in de beheerfase heeft werken met gestructureerde, centraal beheerde content voordelen. Kuyvenhoven: ‘Gebruikers van de content kunnen het meteen melden als ze een fout zien. Hun feedback komt direct op de juiste plaats en in het juiste formaat binnen. Bijvoorbeeld: in een instructie staat dat een knop een kwartslag gedraaid moet worden terwijl dat een halve slag moet zijn. Een monteur meldt dat in het systeem, een ander controleert en accordeert de wijziging en meteen wordt de oude tekst vervangen. Zeker als de informatie vervolgens digitaal wordt verspreid, komen verbeteringen veel sneller bij de andere gebruikers terecht. Zo wordt de kans dat die fouten maken omdat ze met verouderde informatie werken veel kleiner.’
 
Dit artikel is mede mogelijke gemaakt door FontoXML.