Haalt het CMS 2015?
In de afgelopen 15 jaar is er een enorme ontwikkeling geweest in de ontwikkeling en in het aanbod van Content Management Systemen (CMS'en). Een CMS integreert op een flexibele wijze de functies web content management en document management. Een CMS moet de portalfunctie inhoud kunnen geven en versterken; via open standaarden worden diverse contentbronnen en applicaties geintegreerd in 1 user interface. Het cms heeft zo de centrale regiefunctie in hetgeen er door een organisatie wordt gepubliceerd.
Naarmate het portaal meer en meer voor de ontsluiting van kennis en selfservice-concepten wordt ingezet, neemt de hoeveelheid gepubliceerde informatie, die aan medewerkers en klanten beschikbaar wordt gesteld, enorm toe en is het belang van een goede zoekfunctie en een goede performance van het systeem zeer groot.
Voor allerlei organisaties was het CMS de manier om documenten op internet en intranet te publiceren. Door het toegenomen belang van de inzet van actuele kennis en de groei in 'devices' is het voor organisaties steeds belangrijker om snel de juiste informatie op het juiste moment op het juiste medium aan klanten of medewerkers beschikbaar te kunnen stellen, zonder ze lastig te vallen met een Google-iaanse overkill aan zoekresultaten.
De optimale combinatie van workflow en een goed geordende informatiehuishouding zal in toenemende mate de aandacht van organisaties vragen. Een CMS,als centrale spil voor de informatiedistributie, zal dan ontoereikend blijken te zijn.
Naarmate de digitalisering doorzet, zal het gebruik van het CMS in kennisintenseve organisaties meer en meer worden beperkt tot de zogenaamd 'vluchtige' data. De organisatie zal zich tevens herorienteren op de wijze waarop andere informatiebronnen, dan het CMS, via het portaal eventueel in gecombineerde vorm kunnen worden ontsloten en op een goede wijze doorzoekbaar en navigeerbaar kunnen worden gemaakt.
Bij Diskad merken wij in ieder geval steeds vaker dat kennisintensieve organisaties steeds meer inzien, dat een CMS voor grote documentsets een zeer arbeidsintensief systeem is, dat niet voor het publiceren en doorzoeken van grote hoeveelheden documenten geschikt is.
In een dergelijk geval worden er vaak kennisbanken ontwikkeld, die met behulp van een apart redactiesysteem worden onderhouden. Daarbij kunnen de dataverwerkingsprocessen zo worden ingericht, dat in deze processen de interne bron(-nen), zoals het CMS, en desgevraagd de externe bronnen van uitgevers/derden kunnen worden gebundeld. Zo ontstaat een model waarin ieder een eigen bijdrage levert en externe uitgevers nauwer op de informatiehuishouding van een instelling kunnen aansluiten. Voor de organisatie een gemak en een kostenvoordeel, voor de uitgever een onderscheidende propostie.
Tevens zijn er tegenwoordig zoveel meer 'devices' die voor de distributie van informate relevant zijn. De vraag is op welke wijze de publicatie van content naar al die verschillende devices kan worden ondersteund. Ook dat is een ontwikkeling die voor een willekeurige organisatie nauwelijks is te volgen. Dan is het prettig als er onafhankelijke partijen zijn, aan wie je dat proces van mediumneutraal publiceren kunt toevertrouwen. Daarbij is er ontegenzeggenlijk een verschil tussen zeggen dat je dat doet en het ook daadwerkelijk doen.
Alleen als een organisatie bereid is om het proces van informatieverwerking en -verrijking 'hard' te standaardiseren, dan is mediumneutraal publiceren vanuit 1 bron daadwerkelijk haalbaar. Het moge duidelijk zijn dat de centrale regiefunctie van het CMS in die visie een achterhaalde gedachte is. In die zin haalt het CMS 2015 dus in onze ogen niet. Het CMS zal als 1 belangrijke bron functioneren, naast een aantal andere bronnen, die op basis van een gestandaardiseerde verwerking gezamenlijk tot 1 bron worden opgewerkt. Vanuit die bron kan dan 'device'- onafhankelijk worden gepubliceerd. De organisatie beschikt zo over 1 hele rijke bron, die het leven voor de betrokken interne en externe uitgevers weer tot een feest zou moeten maken. 'Seamless publishing', dat wil toch iedereen!